Cung cấp tổng đài ảo là dịch vụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng bởi đây là tổng đài điện thoại hoạt động dựa vào nền tảng điện toán đám mây kết hợp với VoIP.
Trong xã hội ngày càng hiện đại, văn minh, việc chuyển đổi dịch vụ cung cấp tổng đài ảo đang trở thành xu thế của các doanh nghiệp. Tổng đài ảo ngày càng trở nên phổ biến khi có mặt rộng rãi trong mô hình tổng đài hotline, tổng đài chăm sóc khách hàng, tổng đài nội bộ,… Điều gì đã khiến cho tổng đài ảo được nhiều khách hàng tin dùng đến vậy? Bài viết này sẽ trả lời giúp bạn!
Các nhóm khách hàng nên sử dụng tổng đài ảo
Như chúng ta đã biết, tổng đài ảo được sử dụng và hoạt động thông qua kết nối internet. Tổng đài này phù hợp với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị vừa và nhỏ, đang tìm kiếm một hệ thống IT vận hành và không cần đầu tư tổng đài thì dịch vụ cung cấp tổng đài ảo chắc chắn sẽ là lựa chọn không làm bạn thất vọng.
Cụ thể, tổng đài ảo hoàn toàn phù hợp với các tổ chức, công ty, doanh nghiệp không có chuyên viên kỹ thuật. Bởi tổng đài riêng sẽ hỗ trợ tiếp nhận thông tin, tư vấn, bán hàng, chăm sóc khách hàng,... của công ty chỉ với thao tác rất đơn giản trên điện thoại cá nhân của bạn. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, vé máy bay, bất động sản, bảo hiểm,...
Sử dụng tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích nào?
Thứ nhất, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí đầu tư. Không cần phải sử dụng thông qua bất kỳ hệ thống, cũng không cần có kết nối đường truyền điện thoại kéo từ bưu điện về doanh nghiệp như các hệ thống tổng đài trước đây, tổng đài ảo được cài đặt hoàn toàn tự động và tự nhận cuộc gọi một cách thông minh mà không cần duy trì nhân sự để quản lý.
Thứ hai, doanh nghiệp quản dễ dàng quản trị bởi các thao tác được thiết lập và sử dụng đều thông qua internet. Do đó, chỉ cần có kết nối mạng là doanh nghiệp có thể thực hiện các thao tác quản trị hệ thống nhanh chóng.
Thứ ba, khách hàng cảm thấy đơn giản trong việc sử dụng. Chỉ cần có kết nối nội bộ mạng LAN có sẵn hoặc 3G, wifi, khách hàng có thể liên lạc với tư vấn viên mà không mất phí nếu là trong nội bộ và phí liên lạc ra bên ngoài cũng được giảm đáng kể.
Thứ tư, tổng đài dễ lưu trữ các dữ liệu. Dịch vụ cung cấp tổng đài ảo sở hữu nhiều tính năng thoại tiên tiến và thông minh khiến không ít người trầm trồ như hiển thị cuộc gọi đến, đi, lưu trữ nội dung cuộc gọi, nghe gọi giữa 3 máy với nhau, chuyển cuộc gọi đến số máy cá nhân, chặn số gọi đến, thống kê tổng số lượng cuộc gọi, thời gian gọi,...
Thứ năm, nhiều phần mềm thông minh, hiện đại được tích hợp trong tổng đài ảo. Doanh nghiệp có thể chủ động tích hợp các chức năng khác nhau của điện thoại thông qua số chủ CallerID.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị thiết bị phần cứng nào khi sử dụng?
Để tổng đài ảo được hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ của nó, doanh nghiệp cần chuẩn bị điện thoại để bàn hoặc điện thoại không dây, bộ chuyển đổi VoIP, máy tính và thiết bị di động. Song, doanh nghiệp cũng cần chủ động tìm kiếm một đơn vị cung cấp VoIP uy tín để hỗ trợ cài đặt nhằm mang lại hiệu quả sử dụng cao.
Quá trình doanh nghiệp cài đặt hệ thống VoIP vào tổng đài ảo cũng vô cùng đơn giản. Trước tiên, doanh nghiệp cần ước tính số người dùng, sau đó, kiểm tra đường truyền internet, ngân sách doanh nghiệp có thể chi trả, chọn một nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ VoIP, cuối cùng là nâng cấp phần cứng và cấu hình của hệ thống.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về dịch vụ cung cấp tổng đài ảo và những lợi ích khi doanh nghiệp lựa chọn tổng đài ảo. Nếu muốn nhận tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!
