Có một thực tế, hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp đang được lắp đặt ngày càng nhiều. Sở dĩ là vì sự chuyên nghiệp mà hình thức này mang lại cùng những ưu điểm vượt trội của nó.
Doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực telesale, telemarketing, chăm sóc khách hàng và liên lạc nội bộ? Bạn đang có ý định lắp đặt hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp của mình? Bạn phân vân khi không biết nên lựa chọn tổng đài nào trên thị trường để đưa vào sử dụng bởi mỗi loại đều có những đặc điểm và lợi ích khác nhau? Bài viết này sẽ trả lời những thắc mắc trên giúp bạn.
Hiện nay, có những hệ thống tổng đài nào cho doanh nghiệp?
Hệ thống tổng đài điện thoại Analog
Analog được biết đến rộng rãi là tổng đài sử dụng công nghệ truyền thống. Tổng đài này hoạt động thông qua đường line từ bưu điện. Trong trường hợp, nếu có doanh nghiệp đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo line trực tiếp từ bưu điện đến văn phòng, chi nhánh công ty đó.
Ưu điểm:
- Chi phí bỏ ra thấp
- Sử dụng đơn giản, dễ dàng
- Tính năng chặn cuộc gọi thông minh
Nhược điểm:
- Có nhiều tính năng bị hạn chế
- Sau một thời gian sử dụng, chi phí bảo trì tương đối cao
- Máy nhánh mở rộng khó khăn
- Không hỗ trợ API để kết nối CRM, ERP
- Trình quản lý từ xa không được hỗ trợ
- Vì không có báo cáo nên quá trình quản lý cuộc gọi của nhân viên, chất lượng chăm sóc khách hàng còn nhiều hạn chế
Hệ thống tổng đài điện thoại IP
IP là hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp khá phổ biến hiện nay. Ngoài thực hiện các chức năng chính giống hệ thống khác, IP còn được thoại và hình ảnh trên LAN, WAN và internet. Thêm nữa, IP sử dụng mạng điện thoại riêng, cuộc gọi ra bên ngoài được thực hiện khi sử dụng Internet.
Ưu điểm:
- Cấu hình được cài đặt dễ dàng, nhanh chóng
- Cấu hình trên web quản lý nhanh chóng, đơn giản
- Chi phí cuộc gọi được cắt giảm tối đa
- Đường dây điện thoại được loại bỏ
- Nâng cấp tiện lợi, hệ thống được mở rộng không giới hạn
- Báo cáo được kiểm soát đầy đủ
Nhược điểm:
- Giá cước điện thoại cao hơn so với điện thoại thường
Tổng đài ảo
Tổng đài ảo chắc không còn xa lạ với các doanh nghiệp bởi đây là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại. Từ đó, cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao và chi phí thấp nhất.
Dịch vụ này được lắp đặt khá đơn giản và tiết kiệm chi phí. Việc duy nhất mà doanh nghiệp cần làm là trang bị IP, softphone trên di động hoặc tận dụng các tổng đài analog có sẵn để kết nối VOIP là tổng đài chuyên nghiệp đã xuất hiện.
Ưu điểm:
- Chi phí lắp đặt thấp, diễn ra nhanh chóng
- Khả năng mở rộng máy nhánh được đánh giá nhanh chóng
- Loại bỏ được nhân sự quản trị hệ thống
Nhược điểm:
- Hệ thống không đặt tại công ty nên rất khó kiểm soát
- Khả năng bảo mật không cao
Tổng đài di động
Được biết, tổng đài di động là hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp. Loại này sử dụng đầu số di động để liên lạc thay vì đầu số cố định thông thường.
Ưu điểm:
- Được miễn giảm chi phí lắp đặt, bảo trì cũng như vận hành hệ thống
- Cơ hội khách hàng bắt máy cao hơn các tổng đài khác
- Tính năng ghi âm cuộc gọi, ghi lại lịch sử, thống kê chi tiết các cuộc gọi, từ đó xuất file báo cáo được tích hợp
- Doanh nghiệp có thể triển khai nhiều máy nhánh khác nhau, tiếp nhận cuộc cuộc gọi theo nhiều cách khác nhau vô cùng tiện lợi
Hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp được cấu tạo như thế nào?
Phần mềm của hệ thống tổng đài
Phần mềm được hầu hết các tổng đài áp dụng để thao tác. Nó hoạt động phụ thuộc vào mạng Internet bởi chi phi rẻ và thao tác nhanh chóng, đơn giản.
Hệ thống tổng đài gồm những phần sau:
- Phần mềm tổng đài
- Card Digium PCI
- Phần mềm tổng đài Asterisk
- Các thuê bao điện thoại cố định
- Phần mềm gọi điện qua máy tính Softphone
- Cuộc gọi nội bộ được kết nối với mạng của điện thoại
- Kết nối từ các máy tính với nhau
- Kết nối từ điện thoại tới máy tính
- Kết nối từ máy tính tới điện thoại
- Kết nối từ các điện thoại với nhau
Phần cứng của hệ thống tổng đài
Điện thoại sử dụng công nghệ IP, IPPhone hay những thiết bị di động có kết nối internet (smartphone, tablet…) được coi là phần cứng của hệ thống tổng đài.
Với những chia sẻ này, chắc chắn bạn đã hiểu hơn về hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp rồi, phải không? Nếu muốn nhận tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!
