Hệ thống tổng đài điện thoại còn được gọi với tên khác là tổng đài nội bộ, nghe rất nhiều nhưng bạn đã thực sự hiểu rõ chưa?
Hãy để Vietcall giúp bạn giải đáp thắc mắc về hệ thống tổng đài điện thoại là gì? Các doanh nghiệp đang ngày một nhiều và trở nên lớn mạnh, chính vì thế nhu cầu trao đổi thông tin cũng tăng dần lên. Hàng loạt nhà cung cấp ra đời và giá thành lắp đặt, cước điện thoại cũng rẻ đi đáng kể. Tuy nhiên, để quảng bá cho doanh nghiệp thì việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại sẽ là giải pháp tối ưu và nâng cao tính chuyên nghiệp.
Tìm hiểu hệ thống tổng đài điện thoại là gì?
Tổng đài điện thoại hay còn được gọi là PBX, viết tắt của của cụm từ Private Branch Exchange, được hiểu là tổng tổng đài nhánh riêng được sử dụng trong phạm vi công ty.
Hệ thống tổng đài điện thoại là gì? Là thiết bị điện tử - nơi tập trung các máy nghe gọi, máy fax… để xử lý các cuộc gọi, tín hiệu trong và ngoại mạng một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Những đơn vị như công ty, văn phòng, khách sạn, nhà hàng… có nhu cầu liên lạc nội bộ cần chuyển cuộc gọi đến người nghe và bảo mật cuộc thoại đó thì nên sử dụng tổng đài điện thoại.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại
Tổng đài nội bộ đang dần trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp, bởi lẽ chúng mang đến nhiều lợi ích:
- Thể hiện tính chuyên nghiệp cao nhờ có lời chào tự động, hướng dẫn khách hàng cách để gặp đúng người họ muốn gặp. Ngoài ra, chỉ sử dụng một đầu số để liên lạc với khách hàng cũng giúp họ ấn tượng và nhớ lâu hơn.
- Xử lý cuộc gọi đến bằng việc quy định việc đổ chuông trên một máy bất kỳ.
- Chi phi liên lạc giữa các phòng ban trong công ty là miễn phí nên sẽ tiết kiệm được tối đa về mặt kinh tế. Bên cạnh đó việc nhân viên không phải chạy đi chạy lại cũng giúp tối ưu về mặt thời gian để nâng cao hiệu suất công việc.
- Khả năng tiếp cận khách hàng cũng nhanh chóng hơn, họ sẽ không phải chờ đợi quá lâu để thực hiện cuộc gọi đến và các nhân viên cũng có thể tiếp nhiều khách hàng cùng một lúc.
- Tổng đài điện thoại được đánh giá là có tính bảo mật cuộc gọi nội bộ khá cao, nên đây cũng là lý do được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn.
- Tổng đài có thể hỗ trợ cho công ty, giúp tiết kiệm chi phí bằng cách chặn các cuộc gọi không mong muốn như đi huyện, liên tỉnh hay quốc tế...
- Dùng mã số người dùng để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính được mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại.
Hệ thống tổng đài điện thoại là gì và lợi ích của chúng ra sao vẫn luôn là thắc mắc của rất nhiều người. Với những ưu điểm vượt trội nêu trên, mà tổng đài nội bộ dần trở nên quen thuộc với nhiều doanh nghiệp.
Lựa chọn hệ thống tổng đài phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Lựa chọn theo cấu hình
Tùy theo nhu cầu sử dụng mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng trong tương lai.
Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu
- Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu và chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu
- Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM
- Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra qua hệ thống tính cước hoặc máy in
- Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call
Khả năng đầu tư
Không quá khó để đầu tư một hệ thống tổng đài điện thoại, thế nhưng việc lựa chọn một thương hiệu nổi tiếng đi kèm với chất lượng và giá thành. Do đó, doanh nghiệp cần tìm hiểu và cân nhắc kỹ càng hơn để chọn hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thác phù hợp với công ty.
Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về hệ thống tổng đài điện thoại là gì? Từ đó thấy được tầm quan trọng của công cụ để doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn và hiệu quả cao hơn. Nếu còn thắc mắc về hệ thống tổng đài điện thoại và cần được hỗ trợ, hãy liên hệ ngay cho Vietcall nhé!
