Hệ thống tổng đài điện thoại là gì và cách lắp đặt ra sao, bạn đã biết?

Từ cuối những năm 1800, hệ thống tổng đài điện thoại đã không ngừng phát triển. Hệ thống sở hữu nhiều tính năng nổi bật trong việc tiết kiệm chi phí, khối lượng công việc của nhân viên được giảm tải đáng kể,... 

Hệ thống tổng đài điện thoại là gì?

Hệ thống tổng đài điện thoại được các doanh nghiệp sử dụng nhằm phục vụ mục tiêu kết nối các bộ phận khác nhau trong cùng một hệ thống điện thoại chung. Ngày nay, thông qua việc sử dụng thuật toán mà hoạt động giao tiếp, trao đổi đơn giản, dễ dàng hơn nhiều khi không cần đến sự tham gia của con người trong từng giai đoạn. Đã qua rồi cái thời mà hệ thống tổng đài của doanh nghiệp cần được trang bị một phòng riêng để lắp đặt các thiết bị khác nhau; hay huy động tất cả nhân lực để hỗ trợ cho các bộ phận,...

Những lợi ích hệ thống tổng đài điện thoại mang lại cho doanh nghiệp

Khách hàng gọi điện đến sẽ được tiếp nhận nhanh chóng

Câu chuyện khách hàng gọi điện đến văn phòng công ty nhưng không có ai trả lời là câu chuyện quá quen thuộc với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với hệ thống tổng đài chuyên nghiệp, đảm bảo chắc chắn rằng, người dùng sẽ được phản hồi nhanh chóng. Ngay cả khi, nhân viên không có mặt nhưng thông qua tính năng thoại tin nhắn, doanh nghiệp ngay lập tức có thể liên hệ lại với khách hàng để chăm sóc, tư vấn cho họ một cách chu đáo và hiệu quả.

Chi phí đầu tư thấp

So với việc phải thường xuyên bảo trì và đầu tư cơ sở hạ tầng cho những thiết bị khác, việc sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều. Với lựa chọn hiện đại này, doanh nghiệp sẽ tối ưu đực công việc với những thao tác dùng rất dễ dàng. Đồng thời, bạn cũng sẽ không cần phải tạm thời đóng cửa văn phòng của mình khi muốn phá hủy vô vàn hệ thống mới trong khi đó cứ trung bình vài tháng hệ thống cũ sẽ bị hỏng.

Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng được tăng lên đáng kể

Dịch vụ chăm sóc khách hàng của mỗi doanh nghiệp không phải là câu chuyện của riêng ai bởi đối tượng tiếp cận của doanh nghiệp có thể không đúng. Thậm chí, nhân viên của chúng ta còn mất không ít thời gian để giải quyết vấn đề không đáng có đó. Nhưng đối với tổng đài này, doanh nghiệp có thể giải quyết ngay lập tức các vấn đề này và rút ngắn lại số bước mà khách hàng phải trải qua, thông qua quá trình tự động định tuyến cuộc gọi của họ đến tiện ích mở rộng hoặc bộ phận liên quan. 

Nhân viên hoàn toàn có thể hỗ trợ khách hàng từ xa thông qua chiếc điện thoại di động. Bằng cách này, hệ thống cho phép nhiều cuộc gọi được chuyển đến các nhân viên cùng một lúc, có thể kiểm soát.

Cách lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại như thế nào?

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của doanh nghiệp mà mức độ phức tạp, yêu cầu, giải pháp hệ thống sẽ đưa cho doanh nghiệp là gì. Lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại sử dụng bộ định tuyến, máy tính và chuyển đổi để tạo thành hệ thống điện thoại thực tế. Trong cùng một hệ thống điện thoại, các đường dây và phần mở rộng được kết nối với nhau vô cùng chặt chẽ.

Để hoàn tất việc cài đặt hệ thống, doanh nghiệp cần chuẩn bị điện thoại VoIP. Khi đã có cơ sở, doanh nghiệp có thể quản lý các cuộc gọi trong từng khoảng thời gian khác nhau của từng nhân viên thông qua các thống kê và bản ghi âm thoại khi nhân viên tư vấn với khách hàng. 

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về hệ thống tổng đài điện thoại. Để nhận tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!