Hệ thống tổng đài nội bộ được áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chúng đem đến nhiều lợi ích cho văn phòng nên được coi là tổng đài điện thoại đang được ưa chuộng nhất hiện nay.
Tổng đài nội bộ là gì và có ưu điểm như thế nào?
Hệ thống tổng đài nội bộ dùng để kết nối, giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp. Chúng có những ưu điểm như:
- Không mất cước phí khi liên lạc nội bộ
- Hiển thị số gọi và chuyển máy cuộc gọi cho nhau mà không cần phải rời vị trí làm việc
- Thông báo cuộc gọi đến, cuộc gọi đi và cuộc gọi nhỡ
- Có thể ghi âm lời chào hoặc thông báo khi hết giờ làm
- Chức năng cấm gọi theo danh sách: Cấm số máy lẻ di động, liên tỉnh hoặc quốc tế…
- Khả năng kết nối đồng nhất nhiều chi nhánh thành một hệ thống tổng đài nội bộ.
Tìm hiểu quy trình hoạt động của tổng đài nội bộ
Hệ thống tổng đài nội bộ được hoạt động như sau:
Đầu tiên khi nhận tín hiệu cuộc gọi từ bên ngoài thì tổng đài sẽ nhận và xử lý cuộc gọi đó. Có 2 cách là:
- Đổ chuông trực tiếp cho máy nhánh nào đó, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và trò chuyện với khách hàng.
- Chế độ DISA là sẽ phát ra một câu chào hướng dẫn khách hàng thực hiện thao tác trên điện thoại để được gặp bộ phận mong muốn. Nếu khách hàng không thao tác trong 10 giây thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhanh mà chúng ta đã quy định.
Mỗi máy nhánh của hệ thống tổng nội bộ được quy định bằng một số mà ta lập trình cho nó trên các cổng của tổng đài.
Nếu có cuộc gọi thực hiện đã kết nối với tổng đài và gặp được tiếp tân, sau đó họ yêu cầu gặp bộ phận khác thì tiếp tân chỉ cần bấm phím flash trên điện thoại bàn rồi bấm tiếp số nội bộ cần chuyển. Khi đó hệ thống tổng đài sẽ giữ cuộc gọi và chuyển qua cổng mà nhận lệnh chuyển đổi.
Có thể nói hệ thống tổng đài nội bộ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa chi phí cho các hoạt động kinh doanh. Do đó, việc lắp đặt tổng đài nội bộ văn phòng hiện nay đã trở nên phổ biến và khá dễ dàng.
