Tổng đài nội bộ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản đáng kể chi phí dùng cho hoạt động kinh doanh. Hiện nay, việc lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại đã trở nên rất phổ biến. Vậy nên hay không nên lắp đặt tổng đài, hãy cùng Vietcall tham khảo bài chia sẻ này nhé!
Tổng đài điện thoại là gì?
Chúng ta có thể hiểu tổng đài điện thoại theo 2 cách.
Hiểu theo cách thông thường thì tổng đài điện thoại là hệ thống đường dây liên lạc gồm máy chính và các máy nhánh ở các phòng ban. Việc liên lạc nội bộ và ra ngoài một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp.
Hiểu về mặt chuyên môn thì tổng đài điện thoại là hệ thống chuyển mạch tự động riêng, mỗi chuyển đổi trạm cho hệ thống điện thoại giúp các thiết bị đầu cuối thực hiện cuộc gọi liên lạc với nhau và gọi ra trên đường thuê bao từ nhà cung cấp cụ thể.
Ưu điểm khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại
Theo thống kê của thì 70% các doanh nghiệp trong quá trình làm việc đều cần phải đến sự trao đổi giữa các phòng ban và các nhân viên. Tổng đài điện thoại là một trong các công cụ quan trọng để doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn và ngày càng trở nên chuyên nghiệp. Với mỗi thương hiệu khác nhau có cách thức hoạt động khác nhau bạn có thể dựa theo các yếu tố dưới đây để lựa chọn.
Lựa chọn theo cấu hình
Tùy vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mà định hướng xây dựng và lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại, trang bị cấu hình phù hợp để phát triển và mở rộng lâu dài.
Dựa theo chức năng, nhiệm vụ
- Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.
- Trả lời cuộc gọi qua lễ tân
- Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước
- Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, VIP call
- Khả năng đầu tư
Việc trang bị hệ thống tổng đài nội bộ hiện nay hoàn toàn dễ dàng và nhanh chóng, nhưng việc lựa chọn thương hiệu nổi tiếng, có chất lượng tốt đồng nghĩa với chi phí cao hơn.
Lợi ích khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại:
- Liên lạc trong nội bộ sẽ không mất phí và các cuộc gọi hoàn toàn được bảo mật
- Có thể tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện
- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty như chặn các cuộc gọi di động liên tỉnh, quốc tế...
- Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau và giao dịch mà không mất phí
- Không cần mất thời gian di chuyển mà vẫn có thể chuyển cuộc gọi cho đúng người
- Sử dụng một đầu số để liên lạc, giao dịch với khách hàng, đây cũng là cách để khách hàng nhớ lâu hơn về doanh nghiệp của bạn
- Tích hợp lời chào khi khách hàng gọi đến và khi hết giờ tự động phát thông báo.
Tại sao doanh nghiệp nên lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại?
Doanh nghiệp có nhiều cuộc gọi giữa phòng ban thì việc có tổng đài là điều rất cần thiết để giảm chi phí về giá cước, công việc lễ tân và chi phí nhân viên quản lý cuộc gọi.
Khi doanh nghiệp bạn làm telesale thì cần phải có một hệ thống lưu trữ thông tin khách và nắm được cách chi tiết nhất về nhu cầu khách hàng để đưa ra dịch vụ chăm sóc riêng. Đặc biệt, khi khách hàng gọi đến cũng không bị lỡ, đây cũng là bí quyết để giữ chân họ.
Những doanh nghiệp vừa và lớn để tăng tính hệ thống cũng như khẳng định uy tín, chuyên nghiệp thì nên lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại để nâng cao năng suất làm việc hiệu quả.
