Ngày nay, không ít doanh nghiệp lắp hệ thống tổng đài điện thoại. Đây là điều không quá khó hiểu vì hình thức này mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp và cả khách hàng của họ.
Không thể phủ nhận những lợi ích mà tổng đài điện thoại mang lại. Tuy nhiên, liệu các chủ doanh nghiệp đã hiểu về cách lắp này. Bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ từ những khái niệm cơ bản nhất, giúp bạn “nắm trong lòng bàn tay” kiến thức liên quan tới lắp hệ thống tổng đài điện thoại. Cùng theo dõi ngay!
Hệ thống tổng đài điện thoại không phải doanh nghiệp nào cũng lắp được
Ngày càng nhiều doanh nghiệp lắp hệ thống tổng đài điện thoại, liệu bạn có ngạc nhiên khi chúng tôi đưa ra nhận định “Không phải doanh nghiệp nào cũng lắp được”? Có một sự thật là, mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng tổng đài điện thoại. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định sẽ lắp đặt, doanh nghiệp nên cân nhắc nên sử dụng loại tổng đài nào phù hợp nhất để tối ưu hóa được hệ thống.
Chỉ cần trả lời duy nhất câu hỏi đó thôi, ngay lập tức, doanh nghiệp sẽ xác định được rõ ràng nhu cầu của mình là gì. Từ đó, đưa ra dự kiến ngân sách, loại hình tổng đài phù hợp nhất. Nhờ vậy, quá trình tìm kiếm và lựa chọn dịch vụ cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Những doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống tổng đài điện thoại, bao gồm:
Thứ nhất, các nhà hàng, nhà máy, khách sạn. Thậm chí, trong trường hợp có nhu cầu, nhà riêng của bạn cũng có thể sử dụng tổng đài điện thoại.
Thứ hai, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng làm việc.
Thứ ba, doanh nghiệp đề cao tính bảo mật trong khuôn khổ nội bộ. Có thể kể đến là hoạt động liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người nghe.
Thứ tư, nếu doanh nghiệp có nhu cầu liên lạc giữa các phòng ban, cần gọi cho nhanh nội bộ và gọi ra ngoài thì cũng có thể lắp đặt.
Thứ năm, doanh nghiệp bán hàng trực tuyến, sử dụng tổng đài điện thoại nhằm mục đích chăm sóc khách hàng.
Những lợi ích hệ thống tổng đài điện thoại mang lại
Sự xuất hiện của hệ thống tổng đài điện thoại như một làn gió mới giúp các doanh nghiệp quản lý việc kinh doanh hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đồng thời, việc lắp hệ thống tổng đài điện thoại cũng hỗ trợ một cách tối đa nguồn lưu lượng bưu điện sẵn có của doanh nghiệp.
Không những thế, cũng nhờ sự có mặt của tổng đài điện thoại, quá trình thông tin liên lạc được diễn ra hiệu quả và nhanh chóng hơn. Cụ thể, doanh nghiệp có thể kiểm soát thời gian sử dụng điện thoại của nhân viên. Đồng thời, các cuộc gọi cũng được xử lý thông minh và chính xác khi tính năng chuyển cuộc gọi đến các máy nhánh được phát huy tác dụng.
Những lợi ích hệ thống tổng đài điện thoại bao gồm:
- Theo lịch trình cuộc gọi nội bộ, thông tin thoại được bảo mật tối đa.
- Các cuộc gọi nhằm mục đích quấy rối cũng được chặn.
- Khi liên lạc trong nội bộ, cước phí hoàn toàn được miễn.
- Giữa các chi nhánh công ty, VoIP được tích hợp nên người dùng có thể trao đổi miễn phí.
- Cuộc gọi được dễ dàng chuyển cho người khác khi bạn đang bận.
- Giao dịch với khách trên nhiều máy nhánh nhưng chỉ với một số duy nhất.
- Số điện thoại dễ nhớ, dễ đọc.
- Khi khách hàng gọi đến để liên hệ hỗ trợ, tổng đài điện thoại có thể tự động phát lời chào.
- Ở bất kỳ điện thoại nào và trượt theo từng nhóm, chuông vẫn luôn được đổ khi có khách hàng gọi đến.
Khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp cần lưu ý những gì?
Nếu có kinh nghiệm lắp hệ thống tổng đài điện thoại, để lựa chọn tổng đài phù hợp, trước tiên doanh nghiệp nên cân nhắc cấu hình sẽ sử dụng. Đồng thời, khả năng mở rộng trong tương lai ra sao cũng là điều doanh nghiệp nên đặt câu hỏi. Từ đó, doanh nghiệp hiển nhiên xác định được chính xác những vấn đề sau:
- Analog nên sử dụng công nghệ cũ hay dùng IP mới?
- Người dùng trong nhóm COS, UCD, Account Code được sắp xếp
- Chuyển cuộc gọi theo yêu cầu và đưa cuộc gọi về một mối chung
- Cuộc gọi đến của khách hàng sẽ được tiếp nhận thông qua hệ thống trả lời tự động DISA-OGM hay lễ tân?
- Nên sử dụng theo giờ dịch vụ, Hotline/Warmline hay Emergency/VIP call sẽ là tối ưu nhất cho doanh nghiệp?
- Chi tiết các cuộc gọi ra hay phần tính cước đều được đánh số trong nội bộ.
Với những chia sẻ trên đây, chúng tôi hy vọng bạn đã nắm rõ những kiến thức khi có nhu cầu lắp hệ thống tổng đài điện thoại.
