Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu riêng về việc sử dụng tổng đài, nhằm đáp ứng nhu cầu và tiết kiệm chi phí. Vậy giữ tổng đài ảo và tổng đài ip thì nên chọn loại nào, hãy cùng Vietcall tìm hiểu qua bài chia sẻ này nhé!
Khái niệm về tổng đài ảo và tổng đài IP
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là một trong những dịch vụ hỗ trợ rất nhiều các doanh nghiệp để chăm sóc khách hàng tốt nhất, có thể sử dụng trên nền tảng smartphone, máy tính hay điện thoại IP đều được.
Tổng đài ảo được hiểu là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP mà không cần phải sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện.
Dịch vụ tổng đài ảo đem đến cho doanh nghiệp một số ưu điểm nổi bật như:
- Chi phí đầu tư tiết kiệm
- Quản trị hệ thống và thiết lập cấu hình đơn giản
- Dễ dàng sử dụng và không mất phí liên lạc giữa điện thoại nội bộ
- Tính năng lưu trữ hiện đại
- Tích hợp nhiều phần mềm
Hệ thống tổng đài IP là gì?
Tổng đài ảo và tổng đài IP hiện nay đều rất phổ biến, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mà lựa chọn loại hình phù hợp.
Tổng đài điện thoại IP là mạng điện thoại riêng, dùng giao thức internet để thực hiện các cuộc gọi ra bên ngoài. Với hệ thống này thường được áp dụng trong phạm vi nhà hàng, bệnh viện, trường học…
Tổng đài IP thể hiện sự chuyên nghiệp, linh hoạt của đơn vị đó, kết nối đến các phòng ban một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp bạn? Tổng đài ảo và tổng đài IP?
Đối với dịch vụ tổng đài ảo chỉ cần đăng ký và sử dụng đến đâu, trả tiền đến đó nên tiết kiệm khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Đặc biệt, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, văn phòng giúp kết nối nhanh.
Tổng đài ảo triển khai nhanh chóng và không cần phải chờ lâu, đảm bảo tiến độ công việc của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
Việc mở rộng hệ thống cũng khá dễ dàng, đơn giản. Tùy vào nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để đưa ra lựa chọn phù hợp giữa tổng đài ảo và tổng đài IP.
Ngoài những ưu điểm nổi bật của tổng đài IP như dễ cài đặt, thiết lập cấu hình...không bị giới hạn số lượng điện thoại thì tổng đài IP còn rất được ưa chuộng bởi:
Giả sử, công ty phát triển với quy mô lớn hơn, nhân lực đông hơn thì chỉ cần thêm 1 thiết bị đầu cuối cho các nhân viên đó là được.
Các phòng ban liên lạc dễ dàng mà không cần phải chạy qua lại, tiết kiệm tối đa thời gian.
Thông qua lời chào tự động và hướng dẫn khách hàng trực tiếp, ví dụ bấm phím 1 để gặp lễ tân, phím 2 để gặp phòng kinh doanh...
Ngoài giờ hành chính hoặc các ngày lễ, tết để lại lời chào và lời nhắn cho khách hàng, để họ yên tâm hơn.
Nhân viên cho thể tiếp cận với nhiều khách hàng cùng 1 lúc tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
Có thể quản lý chi tiết cuộc gọi của từng cá nhân, nhờ đó tính toán được chi phí và có thể ghi âm các cuộc gọi để kiểm soát chất lượng.
Tuy nhiên, về việc đầu tư và sắm các thiết bị vẫn đem đến cho doanh nghiệp sự lo ngại về vấn đề ổn định, vận hành, khắc phục sự cố… nên vẫn nhiều đơn vị còn phân vân và cân nhắc.
Qua những thông tin trên đây, giữa tổng đài ảo và tổng đài IP, bạn chọn loại nào cho doanh nghiệp? Nếu còn thắc mắc hay bất kỳ câu hỏi gì, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!
