“Tổng đài ảo” là một trong những cụm từ được tìm kiếm nhiều nhất trong những năm gần đây bởi vô vàn những lợi ích và ưu điểm vượt trội mà nó mang lại.
Càng ngày dịch vụ tổng đài ảo càng trở nên phổ biến bởi những tính năng hiện đại mà nó mang lại cho doanh nghiệp và khách hàng. Không giống với những tổng đài truyền thống đã được sử dụng trước đó, tổng đài ảo được coi như một giải pháp toàn diện mà các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ hướng đến.
Định nghĩa về tổng đài ảo
Chúng ta còn được biết đến về tổng đài ảo với những cái tên khác như Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX. Nhiều tài liệu có đề cập, tổng đài ảo là một chuỗi hệ thống điện thoại doanh nghiệp, cung cấp cho người dùng nhiều tính năng hiện đại và cho phép quản trị viên dễ dàng trong việc lập trình, theo dõi số máy nhân viên của mình.
Hay nói một cách khác, tổng đài ảo giải quyết vấn đề giao tiếp của nhân viên với nhân viên và nhân viên với khách hàng. Hệ thống này định tuyến các cuộc gọi đến và gọi đi nên người dùng hoàn toàn có thể chuyển hướng tất cả các cuộc gọi đến các tiện ích liên quan và lưu trữ đầy đủ những thông số, dữ liệu liên quan đến khách hàng như: số điện thoại, tên, tuổi, nghề nghiệp, giới tính,...
Tổng đài ảo mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Chi phí sử dụng được tiết kiệm đáng kể
Việc sử dụng một tổng đài truyền thống khiến không ít doanh nghiệp “ném tiền qua cửa sổ” vì quá tốn kém nhưng không giải quyết được triệt để vấn đề tồn đọng. Với hệ thống tổng đài này, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tối đa từ nhà cung cấp với việc cài đặt, lưu trữ, bảo trì,...
Máy nhánh được mở rộng linh hoạt
Với tổng đài hiện đại này, việc mở rộng máy nhánh không còn là nỗi lo với các doanh nghiệp. Chi nhánh, văn phòng sẽ được kết nối và cài đặt tổng đài bởi nhà cung cấp một cách dễ dàng và sử dụng đơn giản. Việc duy nhất doanh nghiệp cần làm là liên hệ đối tác phân phối để thông báo mở rộng đơn vị và trang bị ngay lập tức các thiết bị hỗ trợ như thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng,...
Tính năng hiện đại bậc nhất được tích hợp dễ dàng
Tổng đài ảo hoạt động nhờ internet nên các dữ liệu nhanh chóng được bảo mật và lưu trữ trong phần mềm kế toán hay bán hàng,... Bên cạnh đó, tổng đài còn mang lại những trải nghiệm mới mẻ và thú vị cho người dùng với việc quản lý nội dung cuộc gọi, thời gian gọi, ghi âm, báo cáo,... chuyên nghiệp, dễ dàng, nhanh chóng. Chính điều này đã ghi điểm với khách hàng của họ.
Đa dạng trên các thiết bị di động
Thiết bị di động đang dần chiếm lĩnh thị trường bởi sự gọn nhẹ và dễ dàng mang theo mọi lúc, mọi nơi của nó. Bởi vậy mà các nhà cung cấp ứng dụng đã cho phép người dùng và thiết bị truy cập trên đám mây nhưng vẫn tích hợp đủ các tính năng. Đây được coi như một sự phát minh hoàn hảo, tiết kiệm thời gian và công sức cho doanh nghiệp.
Hoạt động không gián đoạn với hiệu suất làm việc cao
Nhiều máy khi hoạt động sẽ tự động ngắt cuộc gọi, điều này mang lại sự khó chịu và mất thiện cảm với khách hàng. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, nhà mạng đã cung cấp chức năng định tuyến cuộc gọi đến máy chủ để người dùng không phải chờ đợi tư vấn viên và khoảng thời gian chết chắc chắn sẽ không xảy ra.
Không cần phần cứng mà vẫn hoạt động
Trên thị trường hiện nay, có nhiều loại máy sử dụng theo cấu trúc máy chủ để thực hiện các cuộc gọi thông qua đường truyền internet. Nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi tổng đài ảo thì không cần trang bị hay lắp đặt những cồng kềnh mà thay vào đó, hệ thống máy chủ sẽ được phân tán ở mọi nơi và được điều khiển dưới sự giám sát, thiết lập từ người quản lý.
Với những chia sẻ này, chắc chắn doanh nghiệp đã nắm được những thông tin liên quan đến tổng đài ảo rồi, phải không nào? Để nhận tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!
