Xây dựng hệ thống tổng đài IP là một trong những hệ thống tổng đài được cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ, lẫn các doanh nghiệp lớn, có tiếng lựa chọn ngày càng nhiều, bởi sự chuyện nghiệp mà loại hình này mang lại.
Nhằm mục đích tương tác với khách hàng cũng như liên lạc trong nội bộ được dễ dàng, nhanh chóng mà việc xây dựng hệ thống tổng đài IP luôn được các doanh nghiệp dành sự quan tâm đặc biệt. Vậy, việc xây dựng này gồm những gì, đừng bỏ lỡ bài viết hữu ích này!
Tổng đài IP được hiểu như thế nào?
Tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai dựa trên nền tảng internet là chủ yếu. Do vậy, xây dựng hệ thống tổng đài IP không cần thi công đường dây riêng rắc rối mà sử dụng mạng Lan đơn giản. Nếu so sánh với tổng đài analog truyền thống thì IP có nhiều ưu điểm và tính năng vượt trội hơn gấp nhiều lần. Cụ thể:
- Hệ thống IP sử dụng chung toàn bộ thiết bị trên nền tảng internet
- Tính năng ghi âm cuộc gọi và nghe file ghi âm được tích hợp
- Trả lời tự động IVR
- Cuộc gọi được phân phối thông minh, linh hoạt
- API kết nối với các phần mềm CRM, ERP …
- Lịch sử cuộc gọi có thể được kiểm tra, báo cáo
Cần những gì nếu muốn xây dựng hệ thống tổng đài IP?
Đầu số
Đầu số ở đây được hiểu là thành phần quan trọng của tổng đài. Nhiệm vụ chủ yếu của đầu số là giúp tổng đài có thể gọi ra, gọi vào được nhanh chóng. Hiện nay, trên thị trường nhiều loại công nghệ đầu số xuất hiện với tần suất dày đặc nhưng có hai loại được sử dụng phổ biến nhất ở Việt Nam.
Thứ nhất là đầu số công nghệ analog. Đầu số này liên kết với một số nhà mạng cung cấp như VNPT, Viettel,... Để đấu nối loại đầu số này vào tổng đài IP, nhất thiết doanh nghiệp cần có thiết bị chuyển đổi từ analog sang IP.
Thứ hai là đầu số công nghệ VOIP. Đầu số này còn được gọi với cái tên siptrunk. VOIP nổi bật ghi điểm với doanh nghiệp khi khắc phục được điều analog không làm được. Đó là việc chuyển đổi thiết bị. Một số nhà mạng mà công nghệ này cung cấp có thể kể tên như FPT, CMC, Viettel,…
Tổng đài
Nếu doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn trong quá trình liên kết với khách hàng hay trao đổi thông tin nội bộ thì xây dựng hệ thống tổng đài IP là trung tâm của giải pháp. Tổng đài đóng vai trò như một cầu nối giữa đầu số và các thiết bị đầu cuối, từ đó tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh.
Cấu tạo của tổng đài gồm máy chủ Server và card cho phép giao tiếp với bưu điện. Còn những thiết bị khác thì tương tự như phần cứng của hệ thống tổng đài IP.
Thiết bị đầu cuối
Định nghĩa về thiết bị đầu cuối được hiểu là những thiết bị cho người dùng trực tiếp sử dụng. Điều này phụ thuộc vào nhu cầu mà doanh nghiệp đó ưu tiên. Do vậy, có bốn loại thiết bị đầu cuối, gồm:
Đầu tiên là điện thoại IP có dây mạng hỗ trợ. Như chúng ta đã biết, điện thoại có chức năng chia sẻ kết nối mạng nên doanh nghiệp chỉ cần đặt vị trí đặt điện thoại có duy nhất một đường dây mạng thì ngay lập tức có thể chia sẻ được cho máy tính có thể sử dụng. Vì điều này mà nó phù hợp với các vị trí có dây mạng và có giá thành trên thị trường tương đối phù hợp. Doanh nghiệp cũng có nhiều lựa chọn hơn khi xuất hiện ngày càng nhiều các dòng có tính năng hỗ trợ PoE (nghĩa là cấp mạng qua mạng Lan).
Thứ hai là điện thoại IP wifi (không cần có đường dẫn là dây). Khác với loại trên thì loại này phù hợp với các vị trí không đi được dây mạng và tiện lợi với những người phải di chuyển nhiều trong văn phòng khi đang làm việc.
Thứ ba là loại điện thoại IP cho tiếp tân. Như tên gọi của nó, lắp đặt điện thoại này rất phù hợp với tiếp tân. Được trang bị bàn phím mở động nên người dùng được hỗ trợ tối đa về thao tác.
Cuối cùng là softphone. Softphone được nhiều người biết đến là phần mềm cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi hoàn toàn không phải trả cước phí. Chức năng nổi bật của softphone là các ứng dụng được cài đặt trên điện thoại hoặc máy tính vô cùng thông minh. Loại điện thoại này cũng phù hợp với các bộ phận hoạt động trong lĩnh vực telesale, tiếp tân, chăm sóc khách hàng,... Đương nhiên, nó có thể được thực hiện cài đặt trực tiếp trên máy tính đơn giản, dễ dàng nếu bạn biết một ít về công nghệ thông tin.
Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về việc kho xây dựng hệ thống tổng đài IP bạn cần chuẩn bị những gì. Nếu muốn nhận tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng, hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé!
